Михайло Віговський: «Електронний архів — інструмент суттєвої підвищення ефективності роботи»

В понеділок, 16 жовтня 2023 року, Михайло Віговський, член Наглядової ради Intecracy Group, провів для європейських клієнтів презентацію роботи системи «Електронний архів». Метою її розробки є забезпечення оперативного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до інформаційної системи підприємства або організації.

Попри те, що технології автоматизації документообігу широко впроваджуються вже понад 20 років, досі не можна сказати, що паперова епоха остаточно переможена. Адже в Європі процес накопичення інформації на папері розпочався ще в XI столітті, а технології, що дозволяють повний перехід не електронний документообіг без побоювань, з'явились відносно нещодавно.

Тож для більшості організацій з історією, дуже важливим завданням є, по-перше, перенести інформацію з паперу в електронний вигляд, по-друге, обробити її таким чином, щоб вона була швидко доступна, тобто, забезпечувалось ефективне індексування і повнотекстовий пошук неструктурованої інформації великого обсягу.

Основні можливості системи «Електронний архів»

Для перенесення інформації з паперових носіїв в електронний вигляд, передбачені наступні можливості:

• сканування;
• розпізнавання і корегування помилок;
• створення і міграція електронних документів і образів;
• індексування документів;
• оперативний пошук і відображення документів;
• аналіз документів;
• управління функціонуванням системи.

За це відповідають підсистеми введення, зберігання, індексування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування тощо.

Таблиця. Система «Електронний архів»: завдання, функції та вимоги

Мета впровадження електронного архіву

Вирішується кілька завдань. Це:

• створення повного централізованого архіву документів із можливістю динамічного управління доступом до інформації;
• введення єдиного стандарту (технології) роботи з електронними документами, що забезпечує захищеність і керованість;
• забезпечення оперативного доступу до текстових та графічних образів документів у межах визначених прав за допомогою повнотекстового пошуку та пошуку за атрибутами документа;
• визначення місця фізичного знаходження оригіналу документа в архівах паперових документів або у виконавця як результат пошуку в електронному архіві;
• організація робочих місць відповідно до сучасних технологій колективного використання і роботи з документами;
• створення добірок документів, які відповідають заданим користувачем критеріям вибору;
• надання можливості користувачу працювати як з переліком документів, так і з окремими документами або їх фрагментами.

Переваги системи «Електронний архів»

Слід відзначити, що впровадження та використання електронних архівів мають свої переваги, які полягають в наступному:

• безпека і конфіденційність: електронне сховище надійно захищене від несанкціонованого доступу;
• оперативність у роботі з документами: вирішення проблеми оперативного доступу до документів – пошук необхідного документа та його друк займають лічені секунди;
• надійність і постійність: всі цифрові документи з часом не руйнуються, не погіршують своїх якостей, призначених для користувача і можуть зберігатися практично вічно;
• режим, що розрахований на багатьох користувачів: з одними і тими ж документами при будь-якій структурі та типі локальної мережі установи одночасно можуть працювати декілька користувачів;
• економічна доцільність: організація електронного архіву значно дешевше ніж використання офісних приміщень під звичайний архів;  
• віддалений доступ: після налаштування електронного архіву можливий доступу до документів співробітниками по локальній мережі або через Інтернет, якщо це передбачено внутрішніми правилами.

«Електронні архіви мають багато переваг та значно покращують роботу всієї організації в цілому. А одним з головних факторів є економія коштів на зберіганні, папері як носії інформації, принтерах та, банально, оренді приміщень під звичайний архів. Ми пропонуємо від цих витрат відмовитись, спрямувавши їх виключно на розвиток організації», — відзначає Михайло Віговський.